Nidos zoekt jeugdbeschermers »

18 jaar. En dan?

Als je 18 wordt, ben je volgens de Nederlandse wet meerderjarig en stopt de voogdij van Nidos. In de meeste gevallen kom je dan ook op een nieuwe plek te wonen.

Als je nog een asielaanvraag hebt lopen, word je als ex-AMA opgevangen door het COA;

Als je een verblijfsvergunning (asiel of regulier) hebt, kun je zelfstandig gaan wonen, kun je gaan werken, studeren of doe je een beroep op de bijstand;

In alle gevallen zal de voogd van Nidos ruim voor je achttiende verjaardag een plan met jou gaan maken over wat er moet gebeuren zodat je zelfstandig verder kan als de voogdij van Nidos stopt. In veel gemeenten kan er een beroep voor ondersteuning worden gedaan op Vluchtelingenwerk.

Opvragen van jouw dossier

Nadat je 18 jaar bent geworden en je geen contact meer hebt met Nidos, kan het gebeuren dat je op een later tijdstip specifieke stukken nodig hebt uit je dossier. Nidos bewaart jouw dossier in principe 15 jaar. Om in het bezit te komen van de door jou gewenste stukken uit je dossier kun je het beste contact opnemen met het kantoor in Utrecht. Je mag altijd bellen en/of mailen. Aan het kantoor Utrecht kun je vragen of het formulier “Opvraagformulier gegevens ex-pupil” naar jou kan worden opgestuurd. Je kunt het formulier ook zelf uitprinten. Klik dan op deze link: opvraagformulier gegevens ex-pupil. Het volledig ingevulde en ondertekende “Opvraagformulier gegevens ex-pupil” stuur je vervolgens terug naar het kantoor Utrecht. Vergeet niet een kopie van een identiteitsbewijs bij te voegen (bij jongeren jonger dan 18 jaar moet er ook een kopie van het identiteitsbewijs van de gezaghebbende bij). 

Na ontvangst van jouw formulier en de bijbehorende stukken zal Nidos de door jou gevraagde stukken op laten zoeken en naar jou toesturen. Hou er rekening mee dat dit één tot twee weken kan duren omdat de dossiers van ex-pupillen elders in het land worden bewaard.

Extern en/of digitaal: pupildossiers

Doel pupildossiers

In een pupildossier bewaart Nidos de gegevens die zij nodig heeft om de voogdijtaak goed te kunnen uitvoeren. Het doel van een pupildossier is het effectief, efficiënt en verantwoord kunnen uitvoeren van deze voogdijtaak, alsmede het kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen als (gezins)voogd.

Een pupildossier blijft bij Nidos na afsluiting van de laatste maatregel nog een jaar beschikbaar voor het afronden van zaken die van belang zijn voor de pupil en eventuele procedures en/of verklaringen die voor de pupil van belang zijn.

Sinds eind jaren 90 gelden bij afsluiting van een pupildossier vervolgens de volgende richtlijnen: na dat eerste jaar wordt het dossier bewaard in een beveiligde setting en is alleen toegankelijk voor een beperkt aantal medewerkers van Nidos die hier vanuit hun taak/functie toegang toe moeten hebben. Op verzoek van en/of met toestemming van de ex-pupil kan het dossier, of onderdelen daarvan, worden opgevraagd via de procedure die daarvoor is ingesteld. De bewaartermijn is 50 jaar na de meerderjarigheid van de ex-pupil.

Indien echter door de (ex)pupil of de gezaghebbende over die ex-pupil (als die pupil jonger was dan 16 jaar) schriftelijk opdracht is gegeven voor vernietiging van het dossier, dan wordt dat dossier na het afrondingsjaar vernietigd, ook weer volgens de procedure die Nidos daarvoor heeft vastgesteld. Dat geldt zowel voor het fysieke – als voor het digitale deel van het dossier, behoudens de “harde” gegevens die voor de financiële controles volgens de wet 7 jaar moeten worden bewaard. De juridische afdeling bewaard de opdracht tot vernietiging tot de bewaartermijn is verstreken.

Extern en/of digitaal: OWG-dossiers

Doel OWG-dossiers

In een OWG-dossier bewaart Nidos de gegevens die zij nodig heeft om de taak als plaatsende instelling goed te kunnen uitvoeren en verantwoorden. Het doel van een OWG-dossier is het effectief, efficiënt en verantwoord kunnen uitvoeren van deze taak, alsmede het goed kunnen begeleiden van het gezin en voldoen aan wettelijke verplichtingen als plaatsende instelling.

Een OWG-dossier blijft bij Nidos na het vertrek van de laatst geplaatste pupil nog beschikbaar voor eventuele volgende plaatsingen. Indien een gezin niet langer beschikbaar zal zijn voor plaatsingen, wordt het dossier afgerond en als afgesloten geregistreerd. Standaard worden deze dossiers nog tot 7 jaar na het aflopen van de laatste plaatsing bewaard. Het eerste halfjaar is voor het afronden van zaken die van belang zijn voor de OWG ouders en daarna nog voor het kunnen verstrekken van eventuele verklaringen die voor hen van belang zijn.

Indien echter door de OWG ouder(s) schriftelijk opdracht wordt gegeven voor vernietiging van het dossier worden na dat eerste halfjaar (na afloop van de laatste plaatsing) alle gegevens uit het dossier vernietigd. Nidos bewaard dan alleen nog die gegevens die verplicht gesteld zijn voor de financiële verantwoording aan subsidiegever, inspectie en belastingdienst. Na 7 jaar worden ook deze gegevens vernietigd.